به هر حال،رهبران تیم باید نرم ها و مقصود بحث را روشن سازند وگرنه با ده دقیقه دشوار و بی لطافت مواجه می شوند چون هرکسی منتظر است تا دیگری صحبت کند.
یکی از تیم هایی که با آن مواجه شدیم در این زمینه از تاکتیک مناسبی برخوردار بود:اعضای تیم در ابتدا با یک فیلم ویدیویی از طریق کامپیوتر رو میزی همدیگر را ملاقات و در ارتباط با محیط کارشان به یکدیگر تورهای مجازی می دادند.بدین طریق بسادگی با چرخاندن دوربین پیرامون اتاق،قادر بودند که محیط کارشان شامل چیزهایی که احتمال دارد موجب حواس پرتی یا بروز اختلال در تمرکز شوندمانند همکارانی که نزدیک به هم در یک فضای باز نشسته اند یا یک دستگاه فتوکپی دم دست را به همکاران دور دست نشان دهند.پس از این تور اعضای تیم دریافتند که بهتر قادرند تا نگرش ها و رفتار همکاران دور دست خویش را تفسیر و درک کنند.
*ارزیابی تیم
با چهار شرط توانمند ساز از ابتدا دستور العملی برای ساخت تیمی اثربخش بسازید.اما حتی اگر وارث یک تیم موجود هستید،می توانید با تمرکز بر چهار شرط بنیادی زمینه موفقیت آن را مهیا سازید.
اما چگونه دریابید که تلاش هایتان در حال اثر گذاری هستند؟هاکمن بدین منظور ارزیابی اثر بخشی تیم با سه معیار خروجی،توانائی همکاری و همدستی و رشد فردی اعضا را پیشنهاد داد.ما دریافته ایم که این معیارها هنوز هم قابل استفاده می باشند،لذا توصیه می کنیم که با گذر زمان رهبران از آنها برای سنجش تیم های خودشان استفاده کنند.روش ایده ال ترکیبی از پایش سطحی منظم برای نگهداری پیشگیرانه و چک های با فواصل زمانی طولانی تر اما عمیق تر در مواقع بروز مشکلات است.
برای پایش مداوم،ما یک چک سریع و ساده را توصیه می کنیم:هر چند ماه،تیم خودتان را بر اساس هر یک از چهار شرط توانمند ساز و همچنین سه معیار اثربخشی تیم ارزیابی کنید.بطور ویژه به شرط با پایین ترین امتیاز و نیز اثربخشی با پایین ترین امتیاز بنگرید و ببینید که چگونه با هم ارتباط دارند.نتایج نشان خواهد داد که تیم کجا بر روی مسیر مناسب جهت حصول به نتیجه مطلوب است و کجا هم ممکن است بزودی با مشکلاتی مواجه شود.
اگر به تشخیصی عمیق تر شاید در مواجهه با عملکردی ضعیف یا یک بحران نیاز دارید،یک ساعت یا بیشتر را به انجام یک ارزیابی مداخله ای اختصاص دهید.بدقت ارتباطات بین شرط توانمند ساز و معیار اثر بخشی با کم ترین امتیاز را بررسی کنید؛مدیرانی که چنین کاری می کنند معمولا" روابط روشنی بین آن دو مورد کشف می کنند که بیانگر مسیری رو به جلو است.
شما می توانید هم چک سریع و هم مداخله عمیق تر را خودتان انجام دهید یا با تفویض اختیار به همه اعضای تیم جهت ارزیابی مجزا، صف بندی کلی را بسنجید.برای چک تیمی،باید نتایج را بصورت گروهی مقایسه کنید.برای یک مداخله تیمی،می توانید با برگزاری کارگاهی تمام و کامل یعنی جائیکه همه اعضا برای بحث و مقایسه نتایج گردهم می آیند اثر را افزایش دهید.چنین روشی نه فقط به شما اطلاعات کاملی می دهد،بلکه نقاط کور بالقوه را هم روشن می سازد،اما اختلافات در دیدگاهها را هم آشکار و حوزه هایی را برای بحث می گشاید.ما دریافته ام که از طریق فرآیند مقایسه مکرر ارزیابی ها ی یک رهبر با تیم،و اعضای تیم با همتایان خودشان عمیق ترین بینش ها بروز می کنند.
کار تیمی هرگز آسان نبوده است،اما در سال های اخیر پیچیده تر شده است.و بنظر می رسد روندهایی که آن را مشکل تر می سازد بطور محتمل ادامه دارند.چون تیم ها بطور فزاینده ای در حال جهانی،مجازی و پروژه محور شدن هستند.انتخاب یک روش اصولی برای تحلیل چگونگی وضعیت تیم تان برای موفقیت و شناسایی جائیکه بهبودهایی مورد نیاز است می تواند اثر عظیمی داشته باشد.
منبع؛ http://hbr org
ترجمه و تلخیص؛ غریب واحدی پور
با این وجود،وابستگی دیجیتال اغلب مانع معاوضه اطلاعات می گردد.در تیم های چهره به چهره،شرکت کنندگان می توانند بر نشانه های زمینه ای و غیر کلامی برای درک آنچه که در جریان است تکیه کنند. برای مثال،موقعی که قدم درون یک جلسه حضوری می گذاریم،بلافاصله می توانیم وضعیت های روانی جمعی و فردی افراد درون اتاق را حس کنیم.همین اطلاعات است که (بطور عمدی یا غیرعمدی)برای مناسب سازی تعاملات بعدی در جلسه مورد استفاده قرار می گیرند. ناچاری تکیه بر ارتباط دیجیتال،انتقال این نوع فهم و درک تعیین کننده را بتدریج فرسوده می سازد.
برخی اثرات اطلاعات ناقص در حین یک جلسه آموزش اجرایی در داروسازی های تکدای ژاپن روشن شدند.شنوندگان تقریبا" 50/50 بین کارکنان ژاپنی و آمریکایی شرکت تقسیم شدند.یکی از مدیران ایالات متحده فرصت را برای پرسیدن سوالی که او را متحیر کرده بود غنیمت شمرد.استراتژی "درد و رنج اشتراکی"تکدا برای مواجهه با اختلافات منطقه زمانی موجب نوبتی کردن برنامه مکالمات کنفرانس در آمریکا و آسیا در زمان آخر شب ها شده بود،ولی او متحیر بود که چرا همکاران ژاپنی مکالمات دیر وقت شبانه خودشان را در محل کار انجام می دهند ،در حالیکه او و همکارانش همیشه در خانه چنین کاری می کنند. همکاران ژاپنی به عواملی مانند تمایل به جدا سازی مرز زندگی و کار،نیاز به همکاران برای پاسخگویی به سوالات زبان و فقدان فضای کافی در خانه اشاره کردند.
اما نتیجه یکسان بود:اگر چه مدیران اجرائی تکدا قصد داشتند که رنج ومحنت را به اشتراک بگذارند،اما این کار را نکرده بودند.آمریکایی ها دفتر کار را در ساعت نرمال ترک می کردند،با خانواده شام می خوردند و در فضای راحت خانه مکالمات تلفنی را انجام می دادند،در حالیکه همکاران ژاپنی آنها در محل کار می ماندند،زمان حضور در کنار خانواده هایشان را از دست می دادند و امیدوار بودند که مکالمات قبل از حرکت آخرین قطار به سمت خانه تمام شوند.لکن در این مورد،مشکل اطلاعات ناقص راجع به وظیفه نبود؛بلکه بحرانی برابر با اطلاعات ناقص یعنی چگونگی تجربه کار و روابط توسط اعضای ژاپنی در مقایسه با اعضای دور دست تیم بود.
خوشبختانه، روش های زیادی وجود دارد که رهبران تیم می توانند بدان طریق بطور فعال یک هویت ودرک اشتراکی را تقویت و موانع همکاری و معاوضه اطلاعات را رفع کنند.یک روش قوی،حصول اطمینان نسبت به این حقیقت است که هر زیر گروهی برای نقش خودش در مورد اهداف کلی تیم احساس ارزش می کند.
با برگشت به داستان آلک،مدیر تیمی که زیر گروههای او برای اقامت در هنگام ماموریت هتل های مجزا رزرو کرده بودند:در حالیکه شام او با همکاران تگزاسی تیم در یک سر میز و همکاران نیوجرسی در سر دیگر شروع شد، ولی با علائم دقیقی که ظهور کرده بود تیم در حال فروپاشی از درون بود.طی هفته های بعد،آلک بر نقش های مهمی مانند طراحی نرم افزار جدید برای پایش راه دور سخت افزار تمرکز کرد که اعضای دو گروه برای برانگیختن تیم و متعهد شدن نسبت به هدف باید ایفا می کردند.او تاکید کرد که هر دو زیر تیم در مهارت های ضروری سهیم هستند و خاطر نشان ساخت که آنها برای موفقیت به همدیگر وابسته اند. برای ساخت پل های بیشتر،چند ماه بعد چندین مرتبه تمام تیم را با خلق تجارب اشتراکی و داستان ها ونقاط برگشت مشترک گردهم آورد.در نتیجه بواسطه تلاش های مستمر او،اعضا هر دو گروه بتدریج تیم را نه بصورت"ما و آنها"بلکه"ما"دیدند.
*می توانید با تمرکز بر چهار شرط بنیادی تیم ها را برای موفقیت آماده کنید.
خیلی از مشارکت کنندگان در تحقیق میدانی و جلسات آموزش اجرائی ما درک مشترک را از طریق تمرینی بنام
"سازماندهی زمان سازمان دهی نشده"یعنی زمان صرف شده در جدول زمانی برای گفتگو در مورد موضوعاتی که ارتباط مستقیم با موضوع جلسه ندارند تقویت کردند.اغلب چنین کاری با رزرو کردن ۱۰دقیقه اول جلسات تیمی برای بحث آزاد انجام می شود.این ایده برای مهیا کردن فرصتی برای اعضا جهت گفتگو راجع به هر جنبه ای از کار یا زندگی روزانه همانند سیاست اداری، خانواده یا رویدادهای شخصی است که ترجیح می دهند.بدین طریق به کارکنان کمک می شود تا تصویر کامل تری از همکاران دور دست،کار و محیط آنها کسب کنند.
ادامه دارد
منبع؛ http://hbr org
ترجمه و تلخیص؛ غریب واحدی پور
تضمین یک زمینه حمایتی برای تیم هایی که از نظر جغرافیایی توزیع شده و بصورت دیجیتالی به هم وابسته اند اغلب مشکل است،زیرا منابع موجود برای اعضا ممکن است خیلی متغیر باشد.به تجربه جیم توجه کنید که بر تولید کالاهای مصرفی برای بازار مکزیک متمرکز بود.در حالیکه شرکت جیم در ایالت منهیسوتای ایالات متحده مستقر است،ولی برخی از اعضای تیم او در شرکت تابعه ای با مالکیت کامل در مکزیک مشغول بکار هستند.
کشمکش تیم در تحقق ضرب العجل هایش موجب بروز تنش گردیده بود. اما وقتی جیم فرصتی برای دیدار با اعضای مکزیکی تیم خود بدست آورد،دریافت که در مقایسه با پرسنل دفاتر مرکزی چقدر تکنولوژی اطلاعات آنها ضعیف و از نظر سرمایه و نیروی انسانی در مضیقه بودند.فقط در همان یک دیدار نومیدی جیم به تحسین مبدل شد،زیرا متوجه شد که همکاران مکزیکی او با امکانات خیلی کم چه دستاوردهای قابل تحسینی داشتند و پی برد که مشکلات تصوری او بواسطه تصادم بین فرهنگ ها و بطور واقعی نتیجه اختلافات در منابع بودند.
۴)دیدگاه مشترک
همچنانکه هاکمن و همکاران او اثبات کردند،برقراری سه شرط توانمند ساز اول زمینه را برای موفقیت تیم مهیا می کند.اما تحقیق ما نشان می دهد که تیم های امروز به چیز بیشتری نیاز دارند.بعد مسافت و تنوع،همینطور ارتباط دیجیتال و عضویت متغیر ،آنها را بطور ویژه مستعد بروز مشکلات تفکر"ما در مقابل آنها" و "اطلاعات ناقص" می کند.راه حل هر دو مشکل توسعه یک دیدگاه مشترک در میان اعضای تیم است که رهبران می توانند از طریق تقویت یک هویت و فهم عمومی آن را بوجود آورند.
بطور نمونه در گذشته تیم ها شامل مجموعه ثابتی از اعضای نسبتا" متوافقی بودند که چهره به چهره کار می کردند و احتمالا" دیدگاه مشترکی داشتند.اما دیگر اینگونه نیست،و اکنون تیم ها خودشان را نه فقط بعنوان یک گروه پیوسته،بلکه بصورت چندین زیر گروه کوچکتر می بینند.
این واکنش طبیعی انسان است:مغزهای ما برای درک دنیای خیلی پیچیده از میان برهای شناختی استفاده می کنند،ِلذا روشی برای مواجهه با پیچیدگی یک تیم 4D سازماندهی افراد بصورت دسته ای و گروهی است.اما ما همچنین تمایل داریم که زیرگروه خودمان ،خواه عملکرد،واحد،منطقه یا فرهنگ خودمان را مثبت تر از دیگران ببینیم و چنین عادتی اغلب تنش ایجاد می کند و مانع همدستی و همکاری می گردد.
*مشکلات تیم بواسطه اختلافات در منابع و نه یک تصادم فرهنگی بودند.
این چالشی بود که آلک مدیر یک تیم مهندسی تامین کننده راه حل های نرم افزاری برای ارتباطات رادیویی گران قیمت و با کیفیت با آن مواجه بود.اعضای تیم او در تکزاس و نیوجرسی مستقر شده بودند و هر دو گروه به همدیگر با شک و تردید می نگریستند.مناطق زمانی متفاوت،فرهنگ های منطقه ای و حتی لهجه ها عدم تجانس آنها را تقویت می کردند،و آلک برای هماهنگ نگهداشتن دو گروه با استراتژی ها،اولویت ها و قوانین دچار چالش بود.در حین دیدار تیم با یک مشتری موقعیت خیلی بد شد،اعضای دو گروه تیم حتی اقامت در هتل های مجزا را برگزیده بودند.آلک در تلاش برای متحد کردن تیم،همه را برای صرف شام بیرون برد،فقط برای اینکه دو گروه در طرف های متضاد میز بنشینند.
مشکل اطلاعات ناقص نیز بطور مشابه در تیم های 4D مرسوم تر است.اغلب برخی اعضای تیم اطلاعات مهمی دارند که دیگران ندارند،زیرا متخصص در یک حوزه تخصصی هستند یا بخاطر اینکه اعضا بطور جغرافیایی پراکنده یا جدید هستند.این اطلاعات اگر به بقیه اعضای تیم داده نشوند ارزش خیلی زیادی بوجود نمی آورند.بعلاوه ،دانش مشترک اساس همدستی و همکاری موثر است؛به گروه چارچوبی برای مراجعه می دهد، تفسیر موقعیت ها و اتخاذ تصمیمات صحیح را امکان پذیر می سازد،به افراد کمک می کند تا یکدیگر را بهتر درک کنند و تا حد زیادی بازده را افزایش می دهد.
ادامه دارد
منبع؛ http://hbr org
ترجمه و تلخیص؛ غریب واحدی پور
اعضای بین المللی دانش فنی، مهارت ها و تجاربی را می آورند که در خیلی از موقعیت ها بکار می رود،در حالیکه محلی ها دانش و بینش کشور متبوع را در خصوص فرهنگ ،سیاست و تجارب منطقه به همراه می آورند.در یکی از تیم های بانک،ثابت شد که این ترکیب برای موفقیت پروژه به روز رسانی یک محله کثیف شهری در غرب آفریقا حیاتی است.یک عضو محلی خاطرنشان کرد که در طرحی با اعتبار کم ضروری بود تا کمک کنیم که سکنه برای سرویس های آب و فاضلاب جدید پول پرداخت کنند،در حالیکه یک عضو بین المللی اطلاعاتی راجع به مشکلاتی ارائه می داد که انجام چنین پروژه هایی در کشورهای دیگر با آنها مواجه بودند.با استفاده از هر دو دیدگاه،تیم به طرح پایدارتری در مورد پروژه دست یافت.
* اعضای تیم با زمینه ها و سوابق متنوع اغلب اهداف یک گروه را بطور متفاوت تفسیر می کنند.
البته افزودن عضوها روشی برای تضمین آن است که تیم دارای مهارت ها و تنوع لازم باشد.اما افزودن سایز توام با افزایش هزینه ها هم هست. تیم های بزرگتر بیشتر مستعد ارتباط ضعیف،خوشه ای شدن و مفتخوری(بواسطه فقدان جوابگوئی)هستند.رهبران باید هوشیار باشند که اعضای تیم را فقط در هنگام ضرورت افزایش دهند.هدف باید تشکیل تیم با حداقل اعضا و نه بیشتر باشد.مدیری به ما گفت که هر وقت درخواستی برای افزودن یک عضو تیم دریافت می کند،می پرسد که آن فرد چه ارزش منحصر بفردی برای گروه به همراه می آورد و در مواردی امکانی افزودن عضو جدیدی وجود دارد که از اعضای فعلی کسی مرخص گردد.
وظایف و ماموریت های تیم باید با دقت یکسان طراحی شوند.هر وظیفه یا ماموریتی نباید خیلی خلاقانه یا الهام بخش باشد؛خیلی از افراد نیازمند مقدار معینی کار پر زحمت هستند.اما رهبران می توانند از طریق جلب اطمینان اعضای تیم مبنی بر اینکه تیم مسئول بخش مهمی از کار از ابتدا تا انتها است و اعضا از استقلال زیادی در مدیریت کار برخوردارند و تیم بر روی آن فیدبک کارایی دریافت می کند هر وظیفه و تکلیفی را مهیج تر و انگیزشی تر کنند.
در تیم های 4D،اغلب کارکنان در مکان های متفاوت اجزای مختلف یک وظیفه یا تکلیف را انجام می دهند،در نتیجه این روش چالش ها را افزایش می دهد.یک تیم طراحی نرم افزار را در نظر بگیرید که در کالیفرنیا مستقر است،اما انبوهی کد را برای اعضای شعبه دیگر تیم در بنگلر،هند جهت بازنگری در ساعات شب ارسال می کنند.تولید ۲۴ساعته، ۷شبانه روز عمومیت دارد چون شرکت ها در جستجوی استفاده از امتیاز اختلافات منطقه زمانی هستند.اما در چنین تیمی،تقسیم کار فاقد شوق و ذوق بود،زیرا اعضای تیم هندی از حس ضعیفی در خصوص چگونگی جفت وجور شدن کد به همدیگر و کنترل کمتر بر روی آنچه انجام می دادند و نیز چگونگی انجام آن برخوردار بودند.بعلاوه،اعضای تیم کاری بنگلر فقط موقعی فیدبک می گرفتند که کد درست جفت و جور نشده ای را پس می فرستادند.
توزیع مجدد کار برای مالکیت بخشیدن به آنها بر روی کل یک مدل بطرز مهیجی انگیزه و تعهد آنها را افزایش و کیفیت،کمیت و بازده کار آنها را بهبود داد.
نیروهای مخرب نیز می توانند تلاش های همدستی و همکاری را تضعیف کنند.ما همه اعضای تیمی را دیده ایم که اطلاعات را نزد خود نگهه می دارند،برای اطاعت از خودشان بر کارکنان فشار اعمال می کنند،از مسئولیت اجتناب می ورزند،سرزنش کرده و رفتارهای نامطلوب دیگری دارند.تیم ها می توانند با ایجاد نرم های روشن یعنی اعلام قوانینی شامل تعداد کمی از کارهایی که اعضا همیشه باید انجام دهند (مانند حضور بموقع در جلسات و به هر کسی نوبت سخن گفتن دادن) و نیز تعداد کارهای کمی که هرگز نباید انجام دهند (مانند قطع سخن دیگران)پتانسیل بد کاری را کاهش دهند.موقعی که اعضای تیم در حوزه فرهنگ های سازمانی ،منطقه ای و ملی عمل می کنند (لذا،برای مثال ممکن است که نگرش مشابه ای در خصوص اهمیت وقت شناسی نداشته باشند) بطور ویژه تزریق کم کم چنین نرم هایی حائز اهمیت است.در تیم هایی که عضویت متغیر است،تکرار صریح نرم ها در فواصل منظم کلیدی است.
۳)زمینه حمایتی
برخورداری از حمایت مناسب شرط سومی است که بازدهی تیم را تقویت می کند.این مورد شامل حفظ یک سیستم پاداش است که عملکرد و کارایی خوب تیم را تقویت می کند،یک سیستم اطلاعاتی است که دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای کار را مهیا می سازد و یک سیستم تحصیلی است که آموزش را ارائه می دهد و آخرین اما نه کم اهمیت ترین جنبه آن نیز تهیه مواد و منابع لازم برای انجام کار مانند کمک تکنولوژیکی و تامین بودجه است.در حالیکه هیچ تیمی هرگز آنچه را که می خواهد بدست نمی آورد،ولی رهبران می توانند با صرف وقت جهت مهیا سازی شرایط از ابتدا مانع بروز مشکلات خیلی زیادی شوند.
ادامه دارد
منبع؛ http://hbr org
ترجمه و تلخیص؛ غریب واحدی پور
I don't believe in love at first sight because my mother started loving me before seeing
me
Luffina Lourduraj
"من عاشق شدن در نگاه اول را باور ندارم زیرا مادرم عشق ورزیدن به مرا قبل از دیدنم آغاز کرد."
تنها راه جلوگیری از انتقاد,هیچ کاری انجام ندادن,هیچ چیزی نگفتن و هیچ کسی نبودن است."ارسطو"
بهترین آمادگی برای فردا حداکثر تلاش و بهترین عملکرد امروز است.
در هوای ابری دیگران رنگین کمان باشید
زندگی را جدی نگیرید.زیرا از آن زنده بیرون نمی آیید.
25درصد زندگی اتفاقات و 75درصد آن عکس العمل به این اتفاقات است.