3-به برنامه زمان بندی پایبند باشید.دستور جلسه ای تدوین کنید که هر چه را قصد دارید در جلسه طرح شود در بر داشته باشد,باضافه جدول زمانی اختصاص دقایق معین به هر ایتم هم داشته باشید و پیشاپیش آنها را برای مدعوین ارسال کنید.تا زمان ادامه جلسه,برای ملاحظه دیگران دستور جلسه را بر روی صفحه ای یا بر روی وایت برد در معرض دیدحضار بگذارید.این کار شرکت کنندگان را بر روی موضوع متمرکزنگهه می دارد.

4-تحت تأثیر نفوذ هیچ کسی قرار نگیرید.هیچ عاملی سریعتر از شخصی که بیش از سهم منصفانه خود صحبت می کند یک جلسه را از مسیر خارج نمی کند.اگر متوجه شوید که شخصی مکالمه را تحت کنترل خود در آورده است.از او بخواهید که این رویه را متوقف کند.بگوئید,"ما از مشارکت تان قدردانی می کنیم,ولی اکنون قبل از اتخاذ تصمیم به نظرات دیگران نیز نیاز داریم.در این خصوص علنی اقدام کنید.ایجاد قوانین اساسی در مراحل اولیه برای چگونگی عملکرد گروه چارچوبی مشخص می کند.

5-سر وقت شروع و سر وقت تمام کنید.اگر مسئولیت برگزاری جلسات منظم را برعهده دارید و بعنوان فردی شهرت یافته اید که بموقع جلسه را شروع و بموقع نیز تمام می کند,از تعداد همکارانی که تلاش خیلی زیادی برای حضور در جلسات تان را دارند شگفت زده می شوید. مردم قدردان شما بخاطر درک ارزش زمان آنها هستند.یاد آوری دیگر در مورد زمان این است که برای هیچ جلسه ای برای زمان بیش از یکساعت برنامه نکنید.60دقیقه طولانی ترین زمانی است که کارکنان می توانند واقعا" فعال و علاقه مند به موضوع بمانند.

6-قدغن کردن تکنولوژی,واقعیت این است که اگر مدعوین مجاز به همراه داشتن آی پدها و سایر وسایل الکترونیکی باشند,آنها بر روی موضوع جلسه تمرکز نکرده یا از طریق بیان ایده های خود مشارکت نمی کنند.در عوض,به ایمل کردن,جستجو در اینترنت و یا فقط سرگرم شدن با وسایل الکترونیکی خود می پردازند.لطفا" چشم ها اینجا باشد.

7-پیگیری کردن.این کاملا" عمومیت دارد که  افراد  یک جلسه یکسان را با تفاسیر خیلی متفاوتی از ماوقع آن ترک می کنند.برای کاهش این خطر,یادداشتی محتوی نکات برجسته از مفاد قابل پیگیری برای همه حاضرین در جلسه 24ساعت پس از پایان جلسه ایمیل کنید.مسئولیت های محوله,وظایف تفویض اختیار شده و هر ضرب العجل تعیین شده را مستند سازی کنید.بدین طریق همه با هم هماهنگ شده و به خوبی با هم کار خواهند کرد.

جلسات بدرستی می توانند با ارزش و پربازده باشد.فقط باید  برای اثربخشی و بهره وری آنها گام هایی بردارید.

http://www.forbes.com 

ترجمه و تلخیص:غریب واحدی پور

 

هفت گام برای اداره کردن اثربخش تر یک جلسه تا حد ممکن

این مقاله توسط نیول هارتمن,استاد ارشد ارتباطات مدیریتی در دانشکده مدیریت اسلون MITنوشته شده است.

جلسه ای که یک ریز سخنان یکنواخت وتکراری گفته می شود;هر کسی نشسته و با گوشی هوشمند خود مشغول است;جلسه ای که تحت سیطره یک یا چند نفر است;یا جلسه ای که تقریبا" هر کسی در اتاق از خود می پرسدکه,"  من چرا اینجاهستم؟".

ساعات  فزاینده ای از روز کاری  به جلسات  اختصاص می یابد,با این وجود اکثر کارکنان آنها را موجب اتلاف وقت می دانند.مطابق با یک پیمایش  متخصصین حرفه ای ایالات متحده صورت گرفته توسط سایتSalary.comجلسات بعنوان عامل درجه اول اتلاف بهره وری اداری درجه بندی شده اند.(مطابق با پیمایش سال2012در بحث پرداختن به سیاست های اداری هم نزدیک به دومین عامل اتلاف بهره وری بود.)

اما برای اداره کردن مؤثر واثربخش جلسات روش هایی وجود داردکه بدان طریق جلسات موجب القای انرژی به کارکنان شده و در ارتباط با کارشان به آنها انگیزه بدهد.برخی توصیه ها بشرح ذیل است:

1-هدفتان را روشن کنید.یک جلسه باید هدفی معین و ویژه داشته باشد.قبل از ارسال دعوتنامه برای جلسه,از خود بپرسید:در جستجوی رسیدن به چه چیزی هستم؟آیا هدف اخطار دادن به کارکنان برای تغییر در مدیریت یا تغییر استراتژی است؟آیا در خصوص درخواست کمک از دیگران برای رفع مشکل شرکت هستید؟آیا قصد تصمیم گیری در خصوص موضوع ویژه ای را دارید؟برگزاری جلسه ای با اهداف مبهم همانند "به روز کردن وضعیت"بندرت مصداق استفاده مطلوب از زمان است.

2-راجع به کسانی که دعوت می کنید بیندیشید.موقعی که برای حضور در جلسه ای فراخوان می دهید,در خصوص فکر کرن به این نکته که چه کسانی واقعا" لازم است حضور یابند وقت صرف کنید.اگر در حال اعلام یک تغییر هستید,کسانی را دعوت کنید که از آن اعلام متأثر می شوند.اگر در تلاش برای رفع مشکلی هستید,کسانی را دعوت کنید که منابع خوب اطلاعات برای راه حل آن مشکل باشند.موقعی که افراد احساس می کنند که موضوع بحث مربوط به آنها نمی شود,یا آنکه فاقد مهارت ها یا تجارب برای مشارکت مؤثر در بحث جلسات هستند, حضورشان در جلسه را بعنوان اتلاف وقت تلقی می کنند.

ادامه دارد

http://www.forbes.com 

ترجمه و تلخیص:غریب واحدی پور

 

پژوهشگران می توانند از سایز قلب فرد برای گشودن قفل کامپیوتر استفاده کنند.

اکثر سیستم های امنیتی زیست سنجی یک درد سری دارند:زیراباید برای احراز هویت از طریق این سیستم های امنیتی یک اقدامی کنید,خواه گذاشتن انگشت بر روی یک پد یا خیره شدن به سنسورها باشد.جالب نبود اگر بطور ساده فقط نزدیک بودن به دستگاه کفایت می کرد.این امکان دارد اتفاق بیفتد.محققین یک سیستم هویت سنجی کامپیوتری خلق کرده اند که از سایز و شکل قلب کاربر برای احراز هویت جهت استفاده از یک کامپیوتر بهره می گیرد.این سیستم از رادار داپلر سطحی برای اسکن پیوسته ابعاد قلب و فراهم کردن امکان دسترسی تا هنگامی که کاربر در مکان درست باشد استفاده می کند.به عبارت دیگر,هکر قادر به هک کردن کامپیوتر کاربر هنگام دور شدن از دستگاه برای سرو قهوه نمی باشد.چون سایز قلب در طول زندگی بزرگسالی به استثنای موقعیت های خاص(همانند بیماری قلبی)تغییر نمی کند,این سیستم دارای همان اطمینان سیستم های احراز هویت زیست سنجی است اما نیازمند انجام اقدامی توسط فرد نیست.همچنین در فاصله طولانی هم می تواند کار کند.تیم پیش بینی می کند که با این سیستم احراز هویت مسافران از فاصله 98فوتی امکان پذیر می شود,که کمی مور مور کننده هست ولی بدون شک هنگام هجوم به سمت دروازه ورودی موجب راحتی است.و قبل از اینکه بپرسید:قدرت رادار خیلی کمتر از قدرت وای فا است,بنابراین به سادگی قلب خود را برای تایپ یک رمز عبور معذب نخواهید کرد.تیم امیدوار است که این سیستم را تا اندازه ای کوچک کند که بتواند درون گوشه صفحه کلید یک کامپیوتر نصب شود,و بر این باور است که امکان استفاده از آن در گوشی های هوشمند نیز وجود دارد. 

(Source: engadget)

ترجمه و تلخیص:غریب واحدی پور

 

اکثر ما گاهی دچار احساس غم,تنهایی یا افسردگی می شویم.آن واکنشی نرمال به مرگ عزیزان ,کشمکش های زندگی یا صدمه دیدن عزت نفس است. اما موقعی که این احساسات طاقت فرسا و بیش از اندازه شوند منجر به علائم فیزیکی شده و برای طولانی مدت ادامه می یابند,آنها می توانند فرد را از یک زندگی فعال و نرمال بازدارند.در چنین مواقعی درمان پزشکی نیاز است.

مراجعه به دکتر نقطه خوبی برای شروع است.دکترها می توانند افسردگی فرد را تشخیص داده و برای کنترل علائم کمک کنند.اگر افسردگی درمان نشود,امکان دارد بدتر شده و برای ماهها,حتی سال ها ادامه یابد.می تواند موجب درد شده واحتمالا" همچنان که برای یک نفر از هر10نفر مبتلا به افسردگی اتفاق می افتد به خودکشی منجر شود.شناخت علائم کلیدی است.متأسفانه,حدود نصف کسانی که افسرده هستند هرگز آن را تشخیص نداده و یا درمان نمی کنند.

*علائم

آنها می توانند شامل:

مشکل در تمرکز,بخاطر آوردن جزئیات و تصمیم گیری باشد.

خستگی

احساس گناه,بی ارزشی و درماندگی

بدبینی و نو میدی

بی خوابی,بیداری کامل صبح زود,یا خواب خیلی زیاد

زود رنجی

بیقراری

بی علاقگی نسبت به کارهایی که قبلا" لذت بخش بودند.

پرخوری,یا از دست دادن اشتها

دردها,محنت ها,سردرد ها,یا گرفتگی های عضلانی که رفع نمی شوند.

مشکلات هاضمه ای که حتی با درمان بهتر نمی شوند

غم مداوم,اضطراب یا احساس پوچی

اندیشه ها و یا تلاش هایی برای خودکشی

*تشخیص

یک "تست افسردگی"وجود ندارد که از طریق آن یک دکتر فرد را برای احتمال ابتلای به افسردگی معاینه کند.بنابراین اطلاع از بیماری اغلب با بررسی کامل بدنی و سابقه فرد صورت می گیرد

چه موقع علائم نمایان شدند

چه مدت آنها دوام داشته اند

چقدر شدید بودند.

آیا افسردگی یا بیماری روانی دیگری در خانواده فرد وجود دارد

آیا سابقه ای در خصوص استعمال الکل و استفاده از مواد مخدر داشته است

همچنین از فرد پرسیده می شود که آیا قبلا" علائم مشابه ای داشته است,و اگر جواب بلی است.چگونه درمان شدند.

ادامه دارد

(Source: webmd.com)

ترجمه و تلخیص:غریب واحدی پور