
می توانید تا ۴۰درصد بهره وری خودتان را تلف کنید.
پست شده؛ ۱۸سپتامبر ۲۰۱۲
آیا این شرح حال شما است؟ در حالیکه در یک کنفرانس تلفنی هستید، گزارش کار فصلی خودتان را می نویسید، ایمیل تان را چک می کنید و به دوست تان در خصوص قرار ملاقات برای صرف ناهار پیام می دهید. می گوئید که در چند کاری خوب هستید، درست؟ امکان دارد قصد بازاندیشی در خصوص استراتژی خود داشته باشید. بر اساس ارزیابی های اخیر، با چند کاری می توانید تا ۴۰درصد بهره وری خودتان را تلف کنید.
نه «چند کاری»، بلکه «سویچینگ کار» درست است؛ چند کاری واقعاً یک نام غلط است. افراد واقعاً نمی توانند در یک زمان بیش از یک کار انجام دهند. در عوض ما کارها را معاوضه(switch) می کنیم. بنابراین اصطلاحی که در تحقیق استفاده می شود«سویچینگ کار» است.
«سویچینگ کار» پر هزینه است. تحقیقات زیادی در خصوص «سویچینگ کار» صورت گرفته است. آنچه که از تحقیق می دانیم بشرح ذیل است:
۱) تکمیل کارها در صورتیکه بین آنها سویچ کنید نسبت به موقعی که هر کاری در یک زمان انجام می شود مستلزم صرف زمان بیشتری است.
۲) هنگامی که بین کارها سویچ می کنید نسبت به موقعی که هر کاری را در یک زمان انجام می دهید بیشتر دچار اشتباه می شوید.
۳) درصورتیکه کارها پیچیده تر باشند، این تاوان های زمان و خطا افزایش می یابند.
۴) هر سویچ کاری ممکن است فقط یک دهم یک ثانیه را تلف کند، اما اگر مقدار زیادی سویچینگ در یک روز انجام دهید، جمع آنها به تلف شدن تا ۴۰درصدی بهره وری تان منجر می گردد.
۵) «سویچینگ کار»چندین قسمت مغزتان را درگیر می کند: اسکن های مغز در حین سویچینگ کار، فعالیت در چهار ناحیه اصلی مغز را نشان می دهد: قشر پیش پیشانی(PFC) مغز در انتقال و تمرکز توجه و انتخاب کاری که در آن موقع باید انجام شود دخیل است. لوب پریتال یا آهیانه ای عقبی قواعد و قوانین هر کاری را که به آن سویچ می کنید فعال می کند، قشر سینگولیت یا کمربندی جلویی مغز خطاها را پایش می کند وکورتکس حرکتی مغز آماده برای انتقال به هر طریقی است.
می دانم تفکر اینکه چند کاری هستید مد روز است، اما نتیجه تحقیق بوضوح بیانگر آن است که با یک استثناء ویژه ای که بزودی به آن خواهم پرداخت، در غیر اینصورت افراد نمی توانند چند کاری باشند.
یک کار در یک زمان، برای خیلی از سال ها نتیجه تحقیق روانشناسی نشان داده است که افراد فقط می توانند به یک کار در یک زمان بپردازند. اجازه بدهید تا حتی ویژه تر باشم. تحقیق نشان می دهد که افراد می توانند در یک زمان فقط به یک کار شناختی بپردازند. فقط توان انجام یک فعالیت ذهنی را دارند. بنابراین فقط می توانید بخوانید یا سخن بگوئید. بخوانید یا تایپ کنید. گوش بدهید یا بخوانید. یک کار در یک زمان
ما خودمان را فریب می دهیم. در سویچینگ پی درپی سریع بطرز مطلوبی خوب هستیم، بنابراین فکر می کنیم که واقعاً چند کاره ایم، اما در واقع نیستیم.
یک استثناء وجود دارد. تنها استثنائی که تحقیق آشکار کرده است این است که اگر در حال انجام یک کار فیزیکی هستید که بطور مکرر آن را انجام داده اید و در آن خیلی خوب هستید، پس در حالیکه آن را انجام می دهید، می توانید یک کار ذهنی هم انجام دهید. بنابراین اگر یک بزرگسال هستید و آموخته اید که قدم بزنید پس می توانید هم زمان با قدم زدن گفتگو هم کنید.
با این وجود، شاید هم استثنائی وجود ندارد. ولی این خیلی خوب اثر گذار نیست. بنا به نتیجه تحقیق Hyman et. alدر سال ۲۰۰۹ ، کسانی که در حال پیاده روی با گوشی خودشان حرف می زدند، اغلب به دیگران برخورد می کردند و به اتفاقات پیرامون خودشان بی توجه بودند. محققین فردی در لباس دلقک داشتند که تک چرخی را می راند. کسانی که با گوشی همراه صحبت می کردند با احتمال کمتری متوجه دلقک شده یا او را بخاطر می آوردند
اما جوانان می توانند چند کاره ای باشند، درست؟ اگر فکر می کنید که فقط افراد پیرتر نمی توانند چند کاره باشند، در اندیشه خود تجدید نظر کنید. بنا به نتیجه تحقیقی در دانشگاه استانفورد؛ چند کاری حتی برای دانشجویان دانشگاه اثربخش نیست. تحقیق عیان ساخت که موقعی از افراد خواسته می شود تا به دسته های چندگانه اطلاعاتی که نمی توانند به آنها توجه کنند بپردازند، آنها را نیز نمی توانند بخاطر بیاورند و حتی دانشجویان دانشگاه به همان خوبی که فکر می کردند نمی توانند سویچ کنند.
بنابراین، اگر چند کاری اثربخش نیست، چه کاری باید انجام دهید؟ چگونه بر همه حواس پرتی ها و اطلاعات ورودی که در زندگی بویژه در کار دارید بطور اثربخشی غلبه کنید؟
۱) از قانون ۸۰/۲۰استفاده کنید. ۲۰درصد کاری که انجام می دهید ۸۰درصد تأثیر و اثربخشی را دارد. ما اغلب به اشتباه فکر می کنیم که مشغول بودن به معنای اثربخش بودن است. هرچه بدون برنامه با انجام کارهای بیشتر درگیر چند کاری باشیم، مشغول تریم. در اینصورت براساس تحقیق، نتیجه آن است که واقعاً کمتر اثربخش هستیم. بر شناخت ۲۰درصد کارهایتان که واقعاً اثربخش هستند تمرکز کنید و آنها را بصورت یکی در یک زمان انجام دهید.
۲) اجرای« پردازش دسته ای»؛ آیا موقعی که بر روی میز کارتان می نشینید، باکس ایمیل تان را باز می کنید و در طول روز هر زمانی که ایمیل هایتان می رسند، آنها را می خوانید و جواب می دهید؟ این شیوه چند کاری را تقویت می کند. در عوض، شیوه «پردازش دسته ای »را برای ایمیل های خودتان بیازمائید. اوقاتی از روز(برای مثال صبح، بعد از ظهر، آخر وقت بعد از ظهر) را برای بررسی و جواب دادن به ایمیل های خودتان تعیین کنید. برخی افراد( برای مثال، Timothy Ferriss مولف کتاب « هفته کار ۴ساعت»)در خصوص این ایده موضعی افراطی دارند. Ferrissطرفدار این ایده است که ایمیل هایتان را در روز یک مرتبه یا کمتر چک کنید! اگر شما شبیه من هستید، این ایده رادیکالی احتمالاً امکان پذیر نیست، اما شیوه پردازش دسته ای را تجربه کنید. می توانید این شیوه را نه فقط برای ایمیل، بلکه برای هر چیزی که معمولاً برای شما یک عامل حواس پرتی است مانند انجام مکالمات تلفنی، چک صندوق صوتی، پیامک و غیره استفاده کنید. در صورتیکه از شیوه پردازش دسته ای در خصوص کاری استفاده می کنید. پس از آن در حین بخش های دیگر روز می توانید، چنان کاری را بعنوان یک عامل حواس پرتی از نوع چند کاری حذف کنید.
۳) ابتدا بر روی مهم ترین کارهای خود کار کنید. من فکر می کنم یکی از دلایلی که ما تسلیم چند کاری می شویم آن است که با سپری شدن روز بیشتر از قبل مضطرب می شویم، زیرا به آنچه می خواسته ایم یا برای ما مهم بوده است دست نیافته ایم. بنابراین در شروع هر روز (یاحتی بهتر است، در انتهای روز قبل) یک یا دو کار واقعاً مهم را که در طول یک روز می خواهید به سرانجام برسانید تعیین کنید. سپس، ابتدا آن کارها را انجام دهید. حس رهائی و پیشرفت بیکران است. لذا در می یابیم که با گذر روز ریلکس تر هستیم. در نتیجه برای انجام کار بیشتر و بیشتر از قبل احساس اضطراب نمی کنید و مقاومت در مقابل پرداختن به چند کار آسانتر می شود.
۴) از زمان متمرکز استفاده کنید. معکوس چند کاری، زمان متمرکز است. بنابراین اگر در تلاش برای توقف چند کاری هستید باید شروع به انجام معکوس آن کنید. به خودتان فرصت های زمانی بدهید که در طی آنها فقط بر روی یک موضوع کار می کنید. این ایده که کل روز را کناری بنشینید و بر روی ارائه ای که در آینده نزدیک دارید کار کنید، ممکن است اکنون بنظر غیر ممکن آید، اما نباید کل یک روز باشد. با اختصاص یک ساعت آغاز کنید. ایمیل و سایر نرم افزارهای خودتان را ببندید. گوشی را خاموش کنید یا صدای آن را کم کنید. اگر دفتر تان درب دارد آن را ببندید. اگر هم ندارد پس جائی را برای رفتن تعیین کنید که کسی شما را نیاید. سپس آن یک ساعت یا دو ساعت یا نصف یا تمام روز را صرف کار فقط بر روی آن یک موضوع کنید.از میزان موفقیت و مقدار انرژی که احساس می کنید، شگفت زده می شوید.
۵) فضاهای خالی بگذارید. تحقیق بر روی خلاقیت، بیانگر آن است که قشر پیش پیشانی مغز ایده ها را می سازد، اما قشر پیش پیشانی می تواند در یک زمان فقط بر روی یک موضوع کار کند. موقعی که به چند کار مشغولید بر قشر پیش پیشانی مغز خودتان فشار اعمال می کنید. در صورتیکه قشر پیش پیشانی زمان سکوتی برای کار بر روی جمع کردن اطلاعات نیابد، هرگز مشکلات را رفع نمی کنید. این ممکن است متناقض بنظر آید، اما اگر تفکر راجع به یک مشکل یا موضوع ویژه را متوقف سازید، پس از آن قادر به حل آن هستید! این بدان معنا است که باید در روز خودتان زمانی برای فضاهای خالی بسازید. تا آنجا که به مغزتان مربوط می شود، در روزتان نیاز دارید زمانی داشته باشید که در آن هیچ کاری انجام ندهید. نگوئید، نخوانید، ننویسید. می توانید برای یک پیاده روی بروید، ورزش کنید، به موزیک گوش بدهید یا بجایی خیره شوید. هر چه فضای خالی بیشتر باشد، کار بیشتری انجام خواهید داد! چند کاری دشمن فضای خالی است.
۶) آن را بپذیرید. گام نخست برای تغییر هر رفتاری پذیرش آن است! بنابراین اگر می خواهید چند کاری را متوقف کنید، اولین کاری که نیاز دارید انجام دهید، پذیرش این حقیقت است که چند کاره ای هستید و اینکه چند کاره ای اثربخش نیست. آن باید سخت ترین گام از میان همه گام ها باشد. ما واقعاً به هیجان دائمی فعالیتی که چندکاری به ما می دهد خو می گیریم. بنابراین فقط یک نفس عمیق بکشید و بپذیرید که این عادت همانند اکثر کسانی که می شناسید در وجودتان شکل گرفت. فقط توجه کردن به موقعی که در حال انجام آن هستید و گفتن اینکه « اوه، دوباره دارم آن کار را انجام می دهم» واقعاً بطور شگرفی به تغییر آن کمک می کند. توجه کردن به آنچه که می خواهید تغییر دهید یک گام نخست حیاتی است.
۷) برای تنظیم مجدد از شبکه جدا شوید. سال گذشته در جزیره ای در دریای میشیگان یک هفته را با جدایی از شبکه سپری کردم. نه اینترنت، نه ایمیل و نه گوشی های همراه بودند. باکامپیوترم وقت می گذراندم( به روز رسانی آلبوم های تصویری بر روی نرم افزار ویرایشگر حرفه ای تصاویر و غیره) اما هیچ ارتباط آنلاینی با هیچ کس نداشتم. تجربه متفاوت، جالب و عجیبی بود. من واقعاً برای برگشت به شبکه شاد و خوشحال بودم. اما آن تجربه مرا به فکر واداشت. برای من تغییر عمده آن بود که « چند کاره ای» را متوقف کردم.
موقعی که از شبکه جدا بودم دریافتم که انجام یک کار در یک زمان را آغاز کردم. یک کار را برای چندین دقیقه و در خیلی از موارد چندین ساعت انجام می دادم. بر این باورم که آنلاین بودن مشوق و تقویت کننده سویچینگ کار است. موقعی که می توانید از ایمیل به چت به پیامک به توئیتر به گوشی و به فیسبوک بروید، بیشتر بین کارها سویچ می کنید. هنگامی که از شبکه جدا بودم همه کانال های ارتباطی ام نبودند. بنابراین در عوض بر روی یک کار و با یک برنامه وقت صرف می کردم. یک روز بطور بی وقفه ۳ساعت بر روی نرم افزار ویرایشگر تصویرم کار کردم. فکر می کنم که این هفته جدایی ام از شبکه، درکم را در خصوص اینکه سویچینگ کار نرمال چیست تنظیم کرد.
سویچینگ کار کمتر برابر با شادی بیشتر است؟ از آن پس فهمیدهام که سویچینگ کار کمتری انجام می دهم. بی عیب و کامل نیستم. گاهی اوقات در دام آن می افتم ، اما پس از هفته تنظیم مجددم، رهنمودهای فوق را آسانتر دنبال می کنم. بعلاوه باور دارم که کمتر آشفته و تحریک می شوم. این فرضیه من است که سویچینگ کار نه فقط زمان را تلف می کند و خطاها را افزایش می دهد، بلکه موجب خستگی، فرسودگی و آشفتگی می گردد.
شما چه فکر می کنید؟ آیا قادر به سویچینگ کار کمتر بوده اید؟ آیا تلاش کرده اید؟
منبع؛ https://www.psychologytoday.com
ترجمه و تلخیص: غریب واحدی پور
I don't believe in love at first sight because my mother started loving me before seeing
me
Luffina Lourduraj
"من عاشق شدن در نگاه اول را باور ندارم زیرا مادرم عشق ورزیدن به مرا قبل از دیدنم آغاز کرد."
تنها راه جلوگیری از انتقاد,هیچ کاری انجام ندادن,هیچ چیزی نگفتن و هیچ کسی نبودن است."ارسطو"
بهترین آمادگی برای فردا حداکثر تلاش و بهترین عملکرد امروز است.
در هوای ابری دیگران رنگین کمان باشید
زندگی را جدی نگیرید.زیرا از آن زنده بیرون نمی آیید.
25درصد زندگی اتفاقات و 75درصد آن عکس العمل به این اتفاقات است.