3-به برنامه زمان بندی پایبند باشید.دستور جلسه ای تدوین کنید که هر چه را قصد دارید در جلسه طرح شود در بر داشته باشد,باضافه جدول زمانی اختصاص دقایق معین به هر ایتم هم داشته باشید و پیشاپیش آنها را برای مدعوین ارسال کنید.تا زمان ادامه جلسه,برای ملاحظه دیگران دستور جلسه را بر روی صفحه ای یا بر روی وایت برد در معرض دیدحضار بگذارید.این کار شرکت کنندگان را بر روی موضوع متمرکزنگهه می دارد.

4-تحت تأثیر نفوذ هیچ کسی قرار نگیرید.هیچ عاملی سریعتر از شخصی که بیش از سهم منصفانه خود صحبت می کند یک جلسه را از مسیر خارج نمی کند.اگر متوجه شوید که شخصی مکالمه را تحت کنترل خود در آورده است.از او بخواهید که این رویه را متوقف کند.بگوئید,"ما از مشارکت تان قدردانی می کنیم,ولی اکنون قبل از اتخاذ تصمیم به نظرات دیگران نیز نیاز داریم.در این خصوص علنی اقدام کنید.ایجاد قوانین اساسی در مراحل اولیه برای چگونگی عملکرد گروه چارچوبی مشخص می کند.

5-سر وقت شروع و سر وقت تمام کنید.اگر مسئولیت برگزاری جلسات منظم را برعهده دارید و بعنوان فردی شهرت یافته اید که بموقع جلسه را شروع و بموقع نیز تمام می کند,از تعداد همکارانی که تلاش خیلی زیادی برای حضور در جلسات تان را دارند شگفت زده می شوید. مردم قدردان شما بخاطر درک ارزش زمان آنها هستند.یاد آوری دیگر در مورد زمان این است که برای هیچ جلسه ای برای زمان بیش از یکساعت برنامه نکنید.60دقیقه طولانی ترین زمانی است که کارکنان می توانند واقعا" فعال و علاقه مند به موضوع بمانند.

6-قدغن کردن تکنولوژی,واقعیت این است که اگر مدعوین مجاز به همراه داشتن آی پدها و سایر وسایل الکترونیکی باشند,آنها بر روی موضوع جلسه تمرکز نکرده یا از طریق بیان ایده های خود مشارکت نمی کنند.در عوض,به ایمل کردن,جستجو در اینترنت و یا فقط سرگرم شدن با وسایل الکترونیکی خود می پردازند.لطفا" چشم ها اینجا باشد.

7-پیگیری کردن.این کاملا" عمومیت دارد که  افراد  یک جلسه یکسان را با تفاسیر خیلی متفاوتی از ماوقع آن ترک می کنند.برای کاهش این خطر,یادداشتی محتوی نکات برجسته از مفاد قابل پیگیری برای همه حاضرین در جلسه 24ساعت پس از پایان جلسه ایمیل کنید.مسئولیت های محوله,وظایف تفویض اختیار شده و هر ضرب العجل تعیین شده را مستند سازی کنید.بدین طریق همه با هم هماهنگ شده و به خوبی با هم کار خواهند کرد.

جلسات بدرستی می توانند با ارزش و پربازده باشد.فقط باید  برای اثربخشی و بهره وری آنها گام هایی بردارید.

http://www.forbes.com 

ترجمه و تلخیص:غریب واحدی پور