هفت گام برای اداره کردن اثربخش تر یک جلسه تا حد ممکن

این مقاله توسط نیول هارتمن,استاد ارشد ارتباطات مدیریتی در دانشکده مدیریت اسلون MITنوشته شده است.

جلسه ای که یک ریز سخنان یکنواخت وتکراری گفته می شود;هر کسی نشسته و با گوشی هوشمند خود مشغول است;جلسه ای که تحت سیطره یک یا چند نفر است;یا جلسه ای که تقریبا" هر کسی در اتاق از خود می پرسدکه,"  من چرا اینجاهستم؟".

ساعات  فزاینده ای از روز کاری  به جلسات  اختصاص می یابد,با این وجود اکثر کارکنان آنها را موجب اتلاف وقت می دانند.مطابق با یک پیمایش  متخصصین حرفه ای ایالات متحده صورت گرفته توسط سایتSalary.comجلسات بعنوان عامل درجه اول اتلاف بهره وری اداری درجه بندی شده اند.(مطابق با پیمایش سال2012در بحث پرداختن به سیاست های اداری هم نزدیک به دومین عامل اتلاف بهره وری بود.)

اما برای اداره کردن مؤثر واثربخش جلسات روش هایی وجود داردکه بدان طریق جلسات موجب القای انرژی به کارکنان شده و در ارتباط با کارشان به آنها انگیزه بدهد.برخی توصیه ها بشرح ذیل است:

1-هدفتان را روشن کنید.یک جلسه باید هدفی معین و ویژه داشته باشد.قبل از ارسال دعوتنامه برای جلسه,از خود بپرسید:در جستجوی رسیدن به چه چیزی هستم؟آیا هدف اخطار دادن به کارکنان برای تغییر در مدیریت یا تغییر استراتژی است؟آیا در خصوص درخواست کمک از دیگران برای رفع مشکل شرکت هستید؟آیا قصد تصمیم گیری در خصوص موضوع ویژه ای را دارید؟برگزاری جلسه ای با اهداف مبهم همانند "به روز کردن وضعیت"بندرت مصداق استفاده مطلوب از زمان است.

2-راجع به کسانی که دعوت می کنید بیندیشید.موقعی که برای حضور در جلسه ای فراخوان می دهید,در خصوص فکر کرن به این نکته که چه کسانی واقعا" لازم است حضور یابند وقت صرف کنید.اگر در حال اعلام یک تغییر هستید,کسانی را دعوت کنید که از آن اعلام متأثر می شوند.اگر در تلاش برای رفع مشکلی هستید,کسانی را دعوت کنید که منابع خوب اطلاعات برای راه حل آن مشکل باشند.موقعی که افراد احساس می کنند که موضوع بحث مربوط به آنها نمی شود,یا آنکه فاقد مهارت ها یا تجارب برای مشارکت مؤثر در بحث جلسات هستند, حضورشان در جلسه را بعنوان اتلاف وقت تلقی می کنند.

ادامه دارد

http://www.forbes.com 

ترجمه و تلخیص:غریب واحدی پور