کارکنان از نرم افزارهای پیام رسان تایید نشده برای انجام کارهای خود استفاده می کنند اگر به ابزارهایی برای انجام کار خود نیاز دارید،با این وجود کارفرما برای شما آنها را تامین نمی کند،آیا از گزینه های غیرقابل تایید استفاده می کنید؟ یک ممیزی جدید بیانگر آن است که استفاده از پیام رسان های غیر قابل تایید خیلی گسترده تر از آن است که منابع انسانی فکر می کند. یک شرکت هلندی با برند جهانی از بیش از ۱۰۰۰نفر کارمند "بدون از میز"در ایالات متحده،بریتانیا،نیوزلند،اسپانیا و آلمان در دسامبر۲۰۱۸نظر سنجی بعمل آورد. شرکت قصد داشت روش های ارتباطی درونی موجود و همینطور نیازها،ناکامی ها و مزیت ها را در خصوص تعهد کارکنان درک کند. کارکنان بدون از میز کسانی هستند که بطور نمونه بر روی پای خود در مکان های کاری شبیه فروشگاههای خرده فروشی،هتل ها،رستوران ها،تسهیلات تولیدی،انبارهای کالا و بیمارستان ها کار می کنند. تحقیق مشخص کرد که تقریبا" دو سوم (۶۴درصد)پاسخ دهندگان از دستگاههای موبایل خود برای ارتباطات مربوط به کار استفاده می کردند،حتی اگر چه ۳۲درصد پاسخ دهندگان گفتند که مجاز به استفاده از دستگاههای موبایل خود در حین شیفت کاری نبودند. تقریبا" یک پنجم (۱۸درصد)کارکنان بدون از میز از نرم افزارهای پیام رسانی مانند واتس آپ،فیس بوک،اسکایپ مسنجر یا تلگرام بعنوان کانال اصلی برای ارتباط با همکاران،مدیران و دفتر مرکزی استفاده می کنند. بیش از نصف(۵۳درصد)پاسخ دهندگان گفتند که آنها از نرم افزارهای پیام رسان برای موضوعات کاری بین ۱تا۶مرتبه در هر روز استفاده می کنند.لکن،موقعی که پرسیده شد که آیا منابع انسانی یا دوایر ارتباطات داخلی آنها از این استفاده مطلع هستند جواب آنها "نه"بود. موقعی که از پاسخ دهندگان در خصوص مهم ترین معیار آنها برای چگونگی دریافت ارتباط داخلی از شرکت خودشان پرسیده شد،جواب برتر آموختن راجع به محصولات جدید،پیشرفت ها و عرضه ها (با کسب۹.۳۱امتیاز )بود. فقدان همکاری و همدستی و اشتراک اطلاعات می تواند در ارتباطات دو طرفه اختلال ایجاد کند. بیش از یکی از چهار نفر(۲۷درصد)پاسخ دهندگان گفتند که بزرگترین عجز و ناتوانی آنها در ارتباط با چگونگی تامین ارتباطات دو طرفه در شرکت خودشان فقدان همکاری و همدستی و اشتراک اطلاعات محصول یا شرکت مربوطه و آموختن با همکاران ،تیم ها و،کارکنان ستادی و مدیریت است. با اجرائی شدن مقرارت حفاظت اطلاعات کلی اتحادیه اروپا( EU GDPR)از ۲۵ ماه مه سال ۲۰۱۵،اکنون خیلی از بنگاهها استفاده از نرم افزارهای پیام رسانی مانند واتس آپ و اسنپ چت را به منظور تطابق با این مقررات قدغن کرده اند. بانک آلمان بطور قابل درکی استفاده از اس ام اس،واتس آپ و سایر سرویس های پیام رسان را از ژانویه ۲۰۱۷بخاطر الزامات اسناد سختگیرانه ای که بانک ها را برای تطابق با مقررات حفاظت اطلاعات ملزم می کند منع کرده است. بنا به گفته یکی از بنیان گذاران شرکت متولی نظر سنجی ،فقط بخاطر اینکه این ابزارها عمومیت داشته و مرجح هستند به معنای آن نیست که استفاده از آنها انتخاب درستی است.در ارتباط با استفاده از پیام رسان هایی مانند واتس آپ و فیس بوک سه مشکل جدی سلامت دیجیتال،امنیت اطلاعات و تطابق با مقرارت حفاظتی برای ارتباطات کارکنان وجود دارد. هنوز بدتر اینکه،استفاده تایید نشده از این ابزارها بطور بالقوه موجب می شود که یک شرکت بویژه برای صنایع با مقررات شدیدتر حتی بدون از نقض اطلاعات نتواند از فرآیند ممیزی موفق بیرون آید. بنابراین راه حل چیست؟یک اینترانت با قابلیت پیام رسانی نصب کنید که کارکنان اصلی بتوانند با گوشی خود از طریق آن ارتباط برقرار کنند؟یا نصب خط مشی هایی بر روی موبایل کارکنان بطوریکه فقط بتوانند از مشخصه ها و برنامه های کاربردی موثق استفاده کنند؟ مادامیکه کارکنان می توانند کار خود را انجام دهند،پس شاید اجازه دادن به آنها جهت استفاده از ابزارهایی برای انجام موثر کار برای آنها بهترین گزینه خواهد بود.تا هنگامیکه در محیط های با مقررات خیلی شدید کار نمی کنند،به کارکنان اجازه دهید تا کار خود را به بهترین وجه ممکن با دستگاههای قبلی خود انجام دهند؟
(Source: MSN)
ترجمه و تلخیص؛غریب واحدی پور